Sacar adelante un negocio es, en muchas ocasiones, una tarea difícil y que requiere mucho esfuerzo y muchos conocimientos. A la hora de montar un negocio, siempre debemos tener en cuenta que habrá muchísimos aspectos en los que no tenemos por qué estar necesariamente especializados pero que afectan, de una forma u otra, a nuestra empresa.

En este sentido, uno de los aspectos que más quebraderos de cabeza da a todos los emprendedores son los sistemas y procesos de facturación. Se trata de operaciones complicadas que, además, tendremos que aprender a gestionar, para tenerlo todo al día y evitar posibles errores de cara a las instituciones gubernamentales.

No obstante, a día de hoy, contamos con muchísimas herramientas que hacen este trabajo mucho más sencillo, permitiéndonos facturar online y optimizando los procesos para que sean más automáticos. Os recomendamos que echéis un vistazo al blog de billin para que podáis probar su sistema que controla ingresos y gastos, así como muchos otros trucos y recomendaciones ideales para cualquier emprendedor.

Además de todo esto, en el post de hoy también queremos daros un poco más de información sobre los distintos procesos y sistemas de optimización de la facturación que se pueden utilizar en cualquier empresa y que, sin ninguna duda, os harán la vida muchísimo más fácil.

Las fases clave de los procesos de facturación

En términos generales, todas las empresas cuentan con una serie de procedimientos en común en sus procesos de facturación. Para hacer una factura a cualquier cliente o proveedor, necesitaremos siempre pasar por estos cinco pasos: la realización de la propia factura, la emisión de la misma, el cobro y, posteriormente, el registro para futuros usos.

En todas estas fases clave, comunes a la mayoría de negocios, encontraremos puntos débiles a optimizar, que serán susceptibles de ser mejorados para hacerlos más rápidos, más eficaces o, simplemente, más sencillos.

Analiza tu proceso de facturación

El primer paso que debes seguir para optimizar tus procesos de facturación es observar un poco como lo vienes haciendo hasta ahora. Intenta ver en qué puntos es más lento o débil el proceso e intentar pensar en formas para mejorarlo.

Si analizamos cualquier proceso de facturación, aunque en un principio nos parezca que no tiene nada que mejorar, lo más probable es que encontremos puntos susceptibles de cambio. Estos puntos son decisivos, ya que son los que, con un poco de estrategia, podremos cambiar para ahorrar tiempo o esfuerzos.

Si contáis con un departamento de contabilidad o, simplemente, conocéis a alguna persona especializada en el tema sería muy útil observar los procesos junto a ellos, para que puedan aportar su visión profesional sobre el tema.

Organiza bien los plazos

Para contar con un sistema de facturación optimizado, lo primero de lo que nos debemos ocupar es de tener un esquema pormenorizado de los plazos de las facturas. Hay que pensar en nuestro modelo de negocio y, a partir de ahí, establecer cuál sería la mejor opción para él.

Siempre debemos poner por escrito todos estos plazos, elaborando calendarios o líneas temporales para saber qué debemos hacer en cada momento. De este modo, todos los trabajadores tendrán acceso directo al timing y actuarán en consecuencia, de una forma mucho más eficiente.

Escoge el tipo de facturación que quieres

Se trata de informarse sobre los diferentes tipos de procesos que podemos tener en nuestra empresa a la hora de facturar y aplicarlos teniendo en cuenta cuál es el que mejor se adapta a nuestras necesidades.

Por ejemplo, hay empresas con poco volumen de pedidos que prefieren hacer las facturas de forma individual, sin entrar en facturas recapitulativas mensuales. Es decir, así como el pedido entra en la empresa, se genera una factura de forma instantánea.

En otros modelos de negocio, esta forma de trabajar no funcionaría bien, por lo que también se puede optar por hacer otro tipo de facturas, como las recapitulativas. En negocios donde un mismo cliente haga siempre varios pedidos en un mismo mes, se puede optar por las facturas recapitulativas, que nos permiten agrupar y no tener archivos separados más complicados de ordenar y gestionar.

Un panel de control dinámico

Dentro de nuestro proceso de facturación debemos contar siempre con un panel dinámico que nos ayude a saber, de solo un vistazo, qué facturas tenemos, en qué estado está o qué necesitamos hacer con ellas.

Contar con un sistema que integre este tipo de paneles es esencial para que podamos ahorrar tiempo y, de este modo, optimicemos todo el proceso. Hay que pensar que con estos paneles se puede trabajar de forma más rápida y que eso, al final, acabará siendo beneficioso para el negocio.

Intenta atar todos los cabos sueltos

Finalmente, para que vuestro proceso de facturación se vea totalmente optimizado, tendréis que preocuparos por dejar constancia de todos aquellos aspectos complementarios que afectan a este departamento.

Las comunicaciones con clientes y proveedores respecto a las facturas, por ejemplo, pueden ser un punto interesante a desarrollar. Deben establecerse responsabilidades entre los miembros del equipo para saber qué persona será la encargada de tratar los impagos, cuál de enviar las facturas a los clientes o quién gestionará las reclamaciones.

En general, debemos intentar pensar en global, desde una óptica objetiva y analizar todos los aspectos que rodean a nuestro sistema de facturación para así conseguir los mejores resultados y el sistema más optimizado.

Rubén García

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