La guía definitiva para utilizar Google Docs como un experto

A decir verdad, hasta hace un par de años, no tenía una buena respuesta a esa pregunta.

Mi desalentadora primera inmersión en blogs de Grandes Ligas

Hace casi exactamente tres años, edité mi primera publicación para Boost Blog Traffic (como se llamaba entonces Smart Blogger).

Y honestamente, estaba sintiendo la presión.Había editado docenas de publicaciones de estudiantes como instructor en la célebre clase de blogs invitados de Jon, pero editar una publicación de un escritor establecido para uno de los blogs más respetados de la web se sentía como un nivel de responsabilidad completamente diferente.(¡Aunque todavía estoy en la posición, así que supongo que salió bien!)Pero el objetivo de Jon al probarme como editor era pasar de un programa de publicación ad-hoc, donde todavía escribía la mayoría de las publicaciones, a un programa semanal, donde los bloggers invitados asumían la mayoría de las tareas de redacción.

¿Por qué? Porque su empresa estaba creciendo rápidamente y sus responsabilidades como director general le exigían cada vez más de su tiempo. En otras palabras, había llegado a ese punto en el que no podía hacerlo solo .

Cuando tomé las riendas, no había mucho en el camino del proceso. He aprendido a lo largo de los años que Jon no es un gran tipo de procesos. 🙂Los autores invitados generalmente envían su trabajo como documentos de Microsoft Word, por lo que pasaríamos versiones del archivo de un lado a otro hasta que la publicación estuviera lista.Si bien me encantó trabajar con los escritores, el lado práctico del proceso fue frustrante.Por qué Microsoft Word apesta para el desarrollo de contenido de blogsDe lo que me di cuenta en mis primeros meses como editor del blog fue que mi frustración se debía principalmente a las herramientas que usábamos.

Microsoft Word es una aplicación poderosa, pero tiene tantas características que el usuario promedio solo necesita una pequeña fracción de ellas. Y para crear contenido de blog , que tiende a tener necesidades de formato bastante simples, Word es francamente excesivo.

Además, puede presentar los siguientes problemas:

• Control de versiones. Después de colaborar con un autor en varios borradores, normalmente encontraba mi disco duro lleno de varias copias diferentes de la publicación, no siempre seguro de cuál era la última.
• Problemas de compatibilidad. A veces, una versión del software no abre archivos creados en una versión posterior. O los archivos creados en una Mac no tienen el mismo aspecto que en una PC. Ninguno es propicio para una colaboración feliz.
• Formateo de frustraciones. Históricamente, el contenido no se pega muy limpiamente de Word a WordPress. Aunque las cosas han mejorado, los resultados siguen dependiendo en gran medida de las plantillas y los estilos utilizados en Word.
• Grandes tamaños de archivo. Los archivos de Microsoft Word pueden volverse pesados ​​rápidamente, particularmente aquellos con imágenes incrustadas. Pasar archivos grandes de un lado a otro por correo electrónico puede llevar mucho tiempo.

Entonces, si Word presenta más problemas de los que resuelve, algunos de ellos relacionados con la transición de Word a WordPress, ¿qué tal si desarrollamos todo su contenido en WordPress desde el principio?Por qué WordPress también causa problemas de contenido

No hay duda de que WordPress se ha ganado su lugar como la plataforma preeminente para aquellos que quieren iniciar un blog .

Pero está diseñado principalmente para publicar contenido, no para crearlo .

Desarrollar su contenido en el mismo entorno en el que lo publicará puede parecer atractivo, pero hay algunas buenas razones por las que es posible que desee hacerlo en otro lugar, especialmente cuando se trabaja con colaboradores externos.He aquí por qué un entorno de desarrollo de contenido separado puede ser una mejor idea:

• Separación limpia de publicaciones publicadas y publicaciones en desarrollo. Cuando se trabaja con autores invitados, es inevitable que algunas de esas publicaciones se retrasen o se abandonen. ¿De verdad quieres que esas publicaciones inacabadas llenen tu base de datos de WordPress?
• Reducción de la complejidad y el riesgo. Dar acceso a muchas personas diferentes a su instalación de WordPress puede no ser una buena idea. Claro, si configura todo correctamente, la seguridad no debería ser un problema, pero si comete un error con los roles de usuario, podría exponerse a una gran cantidad de problemas.
• Contenido almacenado de forma segura fuera de WordPress. Si su sitio de WordPress es pirateado o borrado accidentalmente, siempre puede restaurar desde la copia de seguridad, ¿verdad? Bueno, sí, en teoría, pero todos hemos escuchado historias de personas que perdieron todo su contenido porque se negaron a realizar una copia de seguridad o porque su solución de copia de seguridad no era tan a prueba de balas como imaginaban.

Por supuesto, si está decidido a mantener todo en WordPress, existen complementos inteligentes que convertirán su instalación en un sistema de gestión editorial completamente desarrollado con flujos de trabajo predefinidos.

Pero probablemente sea una exageración, a menos que tu blog ya sea enorme y todavía carece de algunas de las ventajas anteriores.Entonces, ¿cuál es la alternativa? Google Docs.Hace dos años cambiamos a un flujo de trabajo editorial simple basado en Google Docs y no hemos mirado atrás.De hecho, desde entonces, lo hemos utilizado para desarrollar más de 300.000 palabras de contenido para este blog.3 razones por las que Google Docs es excelente para la colaboración de contenidoSi aún no ha utilizado Google Docs, es una de las varias aplicaciones ligeras de estilo Office que ofrece Google a través de Google Drive, su servicio de almacenamiento basado en la nube.Algunas personas usan Google Drive únicamente para su almacenamiento remoto, pero si ignora las aplicaciones que lo acompañan, se está perdiendo un truco.Además de Docs, Google también ofrece otras aplicaciones en línea, gratuitas para cualquier persona con una cuenta de Google, que incluyen:

• Google Sheets : una aplicación de hoja de cálculo que puede reemplazar a Microsoft Excel para la mayoría de las tareas
• Google Slides : una aplicación de presentación que duplica gran parte de la funcionalidad de PowerPoint o Keynote
• Dibujos de Google : una aplicación de dibujo para crear diagramas simples

Pero, ¿por qué Google Docs en particular es tan adecuado para el desarrollo de contenido de blogs?Echemos un vistazo a algunas razones:

1. Basado en la nube : mantiene convenientemente una copia de seguridad de su contenido, para que siempre pueda acceder a sus publicaciones actualizadas en progreso desde cualquier lugar, sin una conexión a Internet.
2. Seguimiento de cambios : registra automáticamente todos los cambios que realiza en un documento, por lo que es fácil volver a cualquier versión anterior de su trabajo.
3. Funciones de colaboración nativas : admite de forma nativa la edición de varios autores, incluidas las conversaciones en el documento a través de comentarios, modos de edición y sugerencia

Además de estas ventajas, ¡también es gratis!Un curso intensivo de Google Docs para bloggers ocupadosIncluso si ha trabajado con Google Docs antes, es posible que no conozca todas sus capacidades, así que echemos un vistazo rápido a algunas de las características clave.Crear un nuevo documentoCrear un nuevo documento es fácil. Desde tu Google Drive, simplemente haz clic en el botón rojo grande «Nuevo» y selecciona «Google Docs» en el menú desplegable.Esto creará un nuevo documento de Google Docs en su Drive.Luego, haga clic en «Documento sin título» para cambiar su nombre:Una vez dentro de su documento, la mayoría de las opciones de la barra de herramientas y del menú deberían resultarle familiares: Docs se parece mucho a una versión simplificada de Microsoft Word y ofrece muchas de las características que esperaría, como:

• Estilos de texto en negrita, cursiva y subrayado
• Viñetas simples y numéricas
• Estilos de título personalizables
• Mesas
• Encabezados y pies de pagina

A medida que agrega contenido al documento, sus cambios se guardan automáticamente en la nube, por lo que no hay posibilidad de perder su valioso trabajo.

Otra característica ingeniosa es la edición sin conexión . Con esto habilitado, puede trabajar en sus documentos incluso sin una conexión de red; sus cambios se sincronizarán una vez que vuelva a estar en línea.

Compartir su documento con un colaboradorSi bien Google Docs también funciona bien como un procesador de texto simple para escribir sus publicaciones, se destaca cuando otras personas participan en el proceso.

Un escenario común es donde tienes autores invitados que desarrollan contenido para tu blog . Otro es cuando trabajas con un editor para pulir tu trabajo.

Compartir su documento con otra persona es tan simple como hacer clic en el botón azul «Compartir»:Aparecerá un cuadro de diálogo «Compartir con otros»:Tiene tres opciones al otorgar permisos:

• Puede editar : el destinatario tiene permisos completos para editar el documento, agregar y eliminar contenido
• Puede comentar : el destinatario no puede editar el contenido, pero puede agregar comentarios en el margen
• Puede ver : el destinatario tiene acceso de solo lectura, en otras palabras, puede ver el contenido pero no puede editarlo ni agregar comentarios.

Una vez que haya seleccionado los permisos adecuados, ingrese la dirección de correo electrónico de la persona con la que está compartiendo el documento (deberá tener una cuenta de Google). Opcionalmente, puede agregar un mensaje personal para enviar junto con la notificación de uso compartido.Agregar comentarios al contenido existenteGoogle Docs admite agregar comentarios dentro de su documento. Estas son notas de texto que son visibles dentro del documento pero que técnicamente no forman parte del contenido en sí.Utilice comentarios para:

• Deje notas para usted, por ejemplo, «Recuerde verificar esta estadística antes de publicar».
• Deje notas para otros colaboradores, p. Ej., «¿Podemos encontrar un mejor ejemplo para esto?»

Lo poderoso de los comentarios es que se adjuntan a un contexto específico dentro del documento, lo que los hace perfectos para los editores que trabajan con autores invitados. Si no le gusta la elección de una palabra en particular o cree que una oración es redundante, puede adjuntar un comentario a un fragmento de texto designado.

Agregar un comentario es simple. Simplemente resalte el texto que desea comentar y presione el botón de comentario o seleccione Insertar> Comentario en la barra de menú.

Sin embargo, los comentarios en Google Docs son mucho más que notas adhesivas virtuales. Pueden ser el punto de partida para toda una conversación, lo que permite a los colaboradores discutir partes del documento en contexto.

Cuando trabajo con autores invitados para Smart Blogger, a menudo utilizo comentarios durante las primeras etapas del proceso editorial para resaltar secciones de sus publicaciones que no son claras o necesitan más ejemplos.

Estas anotaciones permiten al autor ver exactamente de qué parte de su publicación estoy hablando y agregar sus propios comentarios o responder al mío con preguntas y aclaraciones.Una vez que un comentario ha dejado de ser útil, por ejemplo, después de haber abordado el problema que originalmente se destacó, puede hacer clic en «Resolver» y desaparecerá de la vista (aunque todavía está disponible en su historial de comentarios).Sugerir cambios al contenido

Al colaborar con alguien, un escritor, coautor o editor, es posible que desee realizar cambios en el contenido que ha escrito. Es más claro (y muestra una mejor etiqueta de colaboración) para que usted no haga ediciones directamente en su trabajo, sino que haga sugerencias que puedan revisar y aceptar o rechazar.

Esta función es particularmente útil cuando un editor de textos , que edita la gramática , la precisión y la coherencia, revisa una publicación porque le permite resaltar posibles problemas dentro del texto.

Para hacer esto, debe cambiar del modo de edición (donde los cambios ocurren directamente en el documento) al modo de sugerencia:Puede hacer esto haciendo clic en el menú «Editar» en la parte superior derecha de la barra de herramientas horizontal y seleccionando «Sugerencias» en el menú desplegable:Una vez que haya cambiado al modo Sugerencias, los cambios se resaltan y se muestran junto con el texto original. También aparece una nota en el margen derecho que describe el cambio y da la opción de aceptarlo (marcarlo) o rechazarlo (tacharlo).He aquí un ejemplo:Además de aceptar y rechazar las sugerencias de los colaboradores, también puede agregar un comentario para iniciar una discusión sobre el cambio sugerido.Un flujo de trabajo simple para administrar publicaciones de invitados en su blogEn Smart Blogger, hemos estado usando Google Docs para desarrollar publicaciones de invitados (y muchas de nuestras propias publicaciones) durante más de dos años, y durante ese tiempo hemos desarrollado un flujo de trabajo simple que simplifica el proceso de trabajar con autores externos.¡Es una gran mejora con respecto a aquellos frustrantes primeros días que pasaron luchando con documentos de Microsoft Word!

Antes de analizar el flujo de trabajo preciso, será útil comprender nuestro proceso básico para desarrollar una publicación de invitado de principio a fin.

Aquí hay una descripción general:

1. El autor invitado escribe su primer borrador basado en un tema o titular acordado.
2. El editor o propietario del blog proporciona comentarios sobre el borrador al autor para su próximo borrador.
3. El autor hace revisiones (repitiendo las etapas 2 y 3 para varios borradores hasta que la publicación no requiera más cambios por parte del autor).
4. El editor de textos hace las correcciones / sugerencias al borrador.
5. El borrador final se formatea en WordPress y se publica.

Es bastante sencillo en una descripción general, pero hemos descubierto que el proceso puede salir mal sin un flujo de trabajo acordado para que todo funcione sin problemas.Así es como funciona …Paso 1: crea una nueva carpeta en Google DriveTan pronto como estemos listos para que un autor invitado comience a trabajar en una publicación, creamos una nueva carpeta para ella en Google Drive de nuestra empresa.Aquí está la estructura de carpetas básica que usamos para todas nuestras publicaciones de invitados en Smart Blogger:Los roles de las carpetas individuales son los siguientes:

• Publicaciones : la carpeta principal que contiene todas las publicaciones de nuestro blog.
• Autor : contiene todas las publicaciones de un solo autor
• Publicaciones : contiene todos los archivos relacionados con una publicación en particular de ese autor.
• Borrador : contiene instantáneas de todos los borradores de la publicación.

Aquí hay un ejemplo específico: la estructura de carpetas de la publicación que está leyendo en este momento.Una vez que creamos la estructura de carpetas, llenamos la carpeta de publicaciones (en este caso, “Flujo de trabajo de Google Docs”) con nuevas copias de un puñado de plantillas simples que reutilizamos para cada nueva publicación.El primer documento es una plantilla de publicación de blog en blanco donde el autor trabajará en su publicación.

Además, hay un par de otros archivos que creamos, uno para una lista de posibles titulares (¡ya sabes cómo nos encanta modificar nuestros titulares!), Y otro con metadatos de publicaciones, como el slug propuesto y la meta descripción, que se completa antes de la publicación.

Así es como se ve la plantilla de publicación de blog antes de que el autor comience a trabajar:

Si desea utilizar nuestra plantilla, puede obtener una copia aquí (haga clic en Archivo> Hacer una copia mientras está conectado a su cuenta de Google).

Paso 2: comparte la plantilla con el autor de la publicaciónUna vez que configuramos la estructura de la carpeta, es hora de compartir la plantilla de publicación con el autor, exactamente como discutimos anteriormente.Les otorgamos permisos de «Puede editar» para que puedan agregar su contenido y, por lo general, incluimos una nota breve que se envía con la notificación de uso compartido:Paso 3: cree una copia de cada borrador entranteMientras el autor está trabajando en la publicación, tendemos a dejarlos a ellos, ¡probablemente les resulte desconcertante tenernos mirando por encima de sus hombros mientras escriben!Pero una vez que un autor nos dice que ha terminado con el borrador actual, generalmente por correo electrónico, lo primero que hacemos es crear una copia, agregar la etiqueta Borrador 01 y arrastrarla a la carpeta Borradores:Los Documentos de Google son instantáneas del contenido en ese momento, menos los comentarios y el historial de revisión.Pero, ¿por qué crearlos? ¿Es realmente necesario, sobre todo porque Google Docs mantiene automáticamente un registro completo de la evolución del documento?Lo encontramos útil porque mientras Google Docs rastrea los cambios, los escritores y editores tienden a pensar en términos de borradores individuales. Por lo tanto, puede ser útil cuando necesitamos revisar rápidamente una instantánea de una publicación en una etapa particular de su desarrollo.Por ejemplo, una publicación no siempre se desarrolla en línea recta, y es valioso darle al autor notas como «Creo que esta sección funcionó mejor de la forma en que la escribiste en el Borrador 2».Paso 4: revise el borrador actual y agregue comentariosUna vez que haya creado una instantánea, revisaré el último borrador y agregaré comentarios detallados para ayudar al autor a comprender lo que necesito para el próximo borrador.A continuación, les enviaré un correo electrónico para informarles que he dejado comentarios para que los revisen.Luego, estaré atento a las notificaciones de Google de respuestas a mis comentarios, esas conversaciones en el documento que mencioné anteriormente, y saltaré al documento para resolver cualquier pregunta.En ese momento, es hora de esperar el siguiente borrador del autor: volver al Paso 3, crear una nueva copia y así sucesivamente.Tenga en cuenta que el archivo en el que trabaja el autor es siempre el mismo, lo que reduce en gran medida el potencial de confusión. Antes de nuestro flujo de trabajo de Google Docs, normalmente intercambiábamos archivos de Microsoft Word por correo electrónico y, después de algunos borradores, a menudo era difícil estar seguro de que estaba viendo el último borrador.Paso 5: envíe el borrador para editarloUna vez que el borrador ha llegado al punto en que el autor ha abordado todos mis comentarios y sugerencias, y está cerca de estar listo para su publicación, pasa a una nueva fase: hacer las ediciones finales previas a la publicación.A veces hago algunas ediciones menores para asegurarme de que la publicación se ajusta al estilo y tono de nuestra casa; crearé una nueva copia del borrador con la etiqueta “Edición final” y trabajaré en ella allí.

Una vez que esté contento, cambiaré la etiqueta a «Copiar Editar» y se la pasaré a nuestro editor de copias, quien hará los cambios en el modo Sugerencias antes de devolvérmela.

Una vez que haya revisado y aceptado (o rechazado) cualquier cambio de copia, Google Doc finalmente está listo para ser copiado y formateado en WordPress.En esta etapa, cambio la etiqueta a “FINAL” para que quede completamente claro que la publicación ha llegado al final de su desarrollo.Paso 6: formatea la publicación en WordPressEl último paso es copiar el contenido en WordPress y formatearlo. Es bastante sencillo, pero requiere un par de pasos manuales, específicamente:

• Cualquier imagen incrustada debe cargarse en WordPress por separado y agregarse manualmente al documento.
• Se requiere una pequeña cantidad de limpieza de HTML, pero es solo un minuto o dos de trabajo con un editor de texto.

Es cierto que sería bueno si estos pasos no fueran necesarios. Son un subproducto de pegar directamente desde Google Docs a WordPress. Un pequeño inconveniente en un proceso bastante elegante.

Sin embargo, dependiendo de sus requisitos de formato exactos y la cantidad de publicaciones que publique en un mes típico, podría tener sentido buscar una herramienta como Postable , que automatiza esta parte del proceso por usted.

Pero supongamos que está haciendo esta parte a mano. Estos son los pasos para mover tu publicación.1) Copie y pegue toda su publicación en el editor visual de WordPress.Al usar el modo Visual (en lugar del modo Texto), se conservará todo el formato importante: estilos de texto, niveles de encabezado, viñetas, etc.Como se mencionó anteriormente, las imágenes no aparecerán al pegarlas. Deberá manejarlos por separado.2) Cambie al modo Texto y elimine cualquier marcado HTML no deseado.

Al cambiar al modo Texto dentro del editor de WordPress , verá su publicación formateada en su forma HTML «desnuda».

El código creado por este proceso es bastante limpio, especialmente si usa nuestra plantilla Smart Blogger anterior, pero todavía hay algunos «artefactos» recurrentes que deberá corregir a mano.Afortunadamente, todos siguen un patrón predecible, por lo que realizar una búsqueda global y reemplazar en su editor de texto favorito hará el truco rápidamente.Esto es lo que debe hacer:

1. Reemplace todas las apariciones de <li style = ”font-weight: 400;”> con <li>
2. Eliminar todas las apariciones de <span style = ”font-weight: 400;”> (reemplazar con una cadena vacía)
3. Eliminar todas las apariciones de </span> (reemplazar con una cadena vacía)

El texto exacto que necesita reemplazar puede ser diferente con una plantilla de inicio diferente, pero aún así debería equivaler a eliminar las etiquetas de tramo de apertura y cierre y el estilo de cualquier otra etiqueta.

Copie y pegue el código en el editor de texto, realice los cambios, luego cópielo y péguelo nuevamente en el editor de WordPress (modo de texto).3) Sube cualquier imagen a la Biblioteca de medios y agrégala a la publicación.Depende de usted cómo maneja las imágenes. Nos gusta que nuestros autores los incluyan en Google Doc porque eso hace que la publicación sea más fácil de revisar y mantiene todo el contenido en un solo lugar.

Si lo hace de la misma manera, hay un pequeño truco que puede usar para capturar todas las imágenes dentro del documento.

Si selecciona Archivo> Descargar como> Página web (.html, comprimido) desde su Documento de Google, obtendrá un archivo zip.

Descomprima ese archivo y obtendrá (entre otras cosas) una carpeta de «imágenes» con todas las imágenes incrustadas en su formato de archivo original. ¡Hurra!Puede optar por cambiar el nombre de los archivos de imagen por motivos de claridad o SEO, pero una vez hecho esto, puede seleccionar todo el grupo y arrastrarlo a la página «Subir nuevos medios» dentro de WordPress.Entonces es simplemente un caso de agregar las imágenes al cuerpo de su publicación como lo haría normalmente.Convierta su blog en una máquina de contenido con Google Docs

No hay duda: el contenido es el combustible que impulsa el crecimiento y el potencial de ganar dinero de tu blog .

Pero por importante que sea, los blogueros inteligentes saben cuándo es el momento de subcontratar.Porque la triste verdad es que si pasas todo tu tiempo creando contenido, tu blog nunca alcanzará su máximo potencial.Es por eso que necesita un proceso que se escalará a medida que su blog crezca y comience a trabajar con escritores invitados talentosos.Necesita un sistema simple que le permita publicar más contenido de calidad mientras dedica menos tiempo a hacerlo.Combine Google Docs con un flujo de trabajo editorial simple y podrá crear una poderosa máquina de contenido que impulsará su blog a la estratosfera.(E incluso si aún no está listo, aún se beneficiará de hacer de Google Docs su herramienta de desarrollo de contenido de referencia).¿Entonces, Qué esperas?Agreguemos algo de combustible a ese fuego.