Envío de fax en línea Las pequeñas empresas son muy populares hoy en día. Sin embargo, muchas empresas, grandes y pequeñas, todavía utilizan máquinas de fax tradicionales.

cuales son los beneficios del envío de faxes en línea? ¿Cuánto costará todo? ¿Vale la pena el valor agregado para su negocio? Hoy, estamos aquí para ayudarlo a comprender el debate entre las máquinas de fax en línea y el fax.

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Ventajas y desventajas del envío de faxes en línea

Hijo

Acceda a faxes en cualquier lugar: Posibilidad de acceder en línea faxes desde su computadora donde quiera que vaya está en la parte superior de esta lista por una razón: es un beneficio invaluable. En lugar de que los empleados estén conectados a la oficina todo el día, pueden salir de la oficina y acceder a los faxes desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Soporte móvil: Todos los servicios de fax en línea son compatibles con dispositivos móviles. Es el mas grande aprovechar el envío de faxes en línea. Algunos admiten dispositivos móviles mejor que otros, por ejemplo, aplicaciones móviles. Otros permiten a los usuarios conectarse con servicio de fax online en navegadores móviles. En cualquier caso, el envío de faxes en línea es un gran soporte para dispositivos móviles.

Fácil de usar: Incluso si «no sabe nada sobre computadoras», no tendrá problemas para enviar y recibir faxes fax electrónico. Así es como eres envía un fax: redacta un correo electrónico utilizando su cliente de correo electrónico habitual o servicio en línea. Luego adjunta la ‘cosa’ que desea enviar por fax a ese correo electrónico (puede ser PDF, imagen, documento, hoja de cálculo de Excel y muchos otros tipos de archivos). Por último, escriba el número de fax de su contacto en el campo de contacto, agregue ‘@ YourFaxServiceProvider’sWebsite.com y haga clic en’ Enviar ‘. Un pedazo de la torta. Básicamente, ¡solo estás enviando un correo electrónico!

Sin gastos generales: Los gastos generales de envío de faxes pueden resultar demasiado complicados para las empresas más grandes. Hoy en día, no hay necesidad de pagar estos costos exorbitantes: ¡Internet está obsoleto! A menos que exceda sus asignaciones mensuales de fax, realmente no hay gastos generales en el envío de faxes en línea. Sin papel, sin tinta, sin tóner y sin costosas reparaciones o reemplazos de máquinas.

Ver historial de faxes: Máquinas de fax tradicionales Olvídese de los faxes después de recibirlos. No puede ver fácilmente el historial de faxes ni descargarlos en su dispositivo de almacenamiento local. Con el envío de faxes en línea, todos los faxes entrantes y salientes están conectados a su cuenta en línea

Mejor seguridad: Es probable que su empresa reciba faxes con información confidencial. Si su máquina de fax imprime todos los faxes recibidos automáticamente, cualquiera puede ver esta información confidencial. Por supuesto, eso no es bueno para su negocio. Le fax virtual, puede nombrar a uno o varios usuarios para recibir faxes, lo que aumenta la privacidad.

Múltiples usuarios y extensiones disponibles: Si tiene una empresa más grande con requisitos de envío de fax más extensos, está bien: los proveedores de fax en línea están felices de agregar extensiones y varios usuarios a su cuenta. No todos los proveedores de servicios admiten varios usuarios, pero muchos sí lo hacen. Algunos le permiten agregar varios usuarios de forma gratuita, mientras que otros cobran tarifas adicionales.

No hay señales de ocupado: Con el envío de faxes en línea, es imposible obtener una señal de ocupado. Eso significa que recibe todos los faxes que alguien le envía. número de fax.

Contras

Muchos planes y proveedores de servicios diferentes disponibles

Se necesita un poco de investigación para elegir el proveedor de fax en línea adecuado. Cada proveedor tiene diferentes planes, diferentes niveles de precios y diferentes extras. En BeBusinessed, lo ayudamos a comprender todas estas funciones con reseñas detalladas y artículos de concursos, pero algunos compradores pueden encontrar el proceso atemorizante.

Ventajas y desventajas de las máquinas de fax

Hijo

No se requiere cambio: Si ya tiene una máquina de fax con un número de fax establecido, no es necesario que lo cambie cualquier cosa seguir disfrutando de ese servicio. Esto es ideal para los dueños de negocios perezosos que quieren mantener el status quo.

Es simple y es ‘lo que sabes’: Si nunca usa una computadora, envíe un fax a envío de faxes por correo electrónico fácil. Sin embargo, hay algunas personas a las que les molesta la tecnología, incluso algo tan simple como enviar un correo electrónico. Si usted o sus empleados son tecnofóbicos, es posible que desee seguir usando su simple máquina de fax antigua.

Dependiendo de sus necesidades de fax, las máquinas de fax mayo ser mas barato: No se garantiza que el envío de faxes en línea sea más barato para su empresa. Si su empresa tiene requisitos limitados de envío de faxes, es posible que no haya una razón urgente para que realice el cambio. Sin embargo, con los planes de envío de faxes en línea desde tan solo $ 5 por mes, es probable que incluso las empresas con necesidades de envío de faxes muy limitadas consideren que vale la pena.

Contras

Tinta, tóner y papel: Hay gastos generales para hacer funcionar una máquina de fax. Incluso si no envía y recibe una docena de faxes cada mes, se agregarán esos gastos generales. Las tintas y los tóneres nunca han sido baratos, y si envía una gran cantidad de faxes, la costos de papel puede tolerar.

Costos de reparación y reemplazo: Tener una máquina de fax física hasta que se averíe parece una gran idea. La mayoría de los problemas de la máquina de fax se pueden reparar en el lugar con la ayuda de un empleado con conocimientos o llamar a la empresa de la máquina de fax. Sin embargo, existen algunos problemas que requieren reparaciones y reemplazos extensos. De repente, parece que hay una máquina de fax en ella. costosa mala idea.

Adjunto a tu oficina: Cuando tiene una máquina de fax, está conectado a su oficina. No puede recibir faxes en su teléfono inteligente ni ver faxes en su bandeja de entrada. Usted o un empleado deben estar en la oficina para recibir un fax, sin excepción. Puede que esto no sea un problema para las empresas donde los empleados vienen a trabajar y se sientan en sus escritorios 8 horas al día, pero es probable que sea un problema para todos los demás.

Falta de preocupaciones sobre privacidad y seguridad: Cualquiera puede ver los faxes entrantes a través de la máquina de su oficina. No arriesgue la seguridad de su negocio con las máquinas de fax tradicionales.

Señales de ocupado: Si varias personas intentan enviarle un fax al mismo tiempo, todas obtendrán una señal de ocupado. Esto significa que la información importante no se puede transmitir cuando es necesario transmitirla. En el mundo empresarial, eso es simplemente inaceptable.

Conclusión: ¿Cuál es la mejor opción para su negocio?

Vamos a darnos cuenta de todos los pros y los contras por un momento. ¿Cuál es la mejor opción para su negocio?

Imagínelo de esta manera: el envío de faxes es esencial para la mayoría de las empresas en estos días. Tiene dos formas de enviar faxes: tener una máquina de fax física y un número de fax; o suscríbase a un servicio de fax en línea.

Un método se basa en la tecnología desarrollada por primera vez en el siglo XIX, mientras que el otro transmite datos a través de Internet. Uno es caro, lento y difícil, mientras que otro es barato, eficiente y fácil de usar.

A la luz de esa información, la gran mayoría de las empresas hoy en día pueden aprovechar el envío de faxes en línea. La única razón por la que lo harías no se beneficiaría del envío de faxes en línea:

  • Posee una máquina de fax que no requiere tinta, papel o tóner
  • Su máquina de fax nunca rompe las reparaciones y el mantenimiento
  • Tiene servicio de fax gratuito ilimitado con su proveedor de telefonía
  • Envía menos de 10 o 15 faxes cada mes

Si cumple con todos estos requisitos, entonces seguro que el envío de faxes en línea no es para usted. Pero a menos que tenga una máquina de fax mágica y tenga requisitos de envío de fax muy limitados, enviar faxes en línea es una muy buena idea.

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Rubén García

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