El envío de faxes en línea es más popular hoy que nunca. Envío de fax en línea su oficina será reemplazada por una máquina de fax de oficina tradicional bandeja de entrada de email.

En lugar de caminar hacia tu máquina de fax, escribiendo un número de contacto y luego alimentando una hoja de papel a través de la máquina, puede simplemente enviar un correo electrónico para crear un fax.

¿Suena simple? ¡Es! Hoy, voy a explicar cómo funciona el envío de faxes en línea.

¿Cómo funciona el fax tradicional?

Para comprender el envío de faxes en línea, primero debe comprender cómo trabajos de fax tradicionales. El fax tradicional utiliza líneas telefónicas para enviar bits de código binario.

La máquina de fax escanea el remitente de un documento y convierte los datos de la página, línea por línea, en código binario. Luego envía ese código a través de las líneas telefónicas. La máquina de fax receptora recibe el código binario y reproduce «réplicas» del documento original. De ahí viene la palabra ‘fax’.

Ha habido un fax tradicional desde entonces mediados del siglo XIX. Hoy en día, el envío de faxes está lejos de estar muerto y sigue siendo una parte importante de la vida empresarial. Sin embargo, la forma en que enviamos los faxes ha cambiado drásticamente.

Por qué el envío de faxes en línea es diferente

El fax tradicional utiliza líneas telefónicas para enviar datos. El envío de faxes en línea utiliza Internet. En lugar de enviar bits de código por la línea telefónica, el envío de faxes en línea envía imágenes del documento a través de Internet.

Para enviar faxes en línea, necesita proveedor de fax en línea. Su proveedor de fax en línea, como Nextiva, MyFax o RingCentral – convierte todos los faxes enviados y recibidos a formato digital.

Chun enviar un fax en línea, solo usa su bandeja de entrada. Usted crea un correo electrónico y carga el documento que desea enviar por fax como archivo adjunto. En el campo de contacto, escribe lo siguiente:

[email protected]

En este ejemplo, su número de contacto es ‘123-456-7890’ y ‘YourFaxProvider.com’ es lo que sea proveedor de fax virtual en el que te inscribiste. Simplemente escriba ese contacto en el campo ‘Contacto’ o ‘Para’, adjunte el documento que desea enviar por fax y haga clic en ‘Enviar’.

Cuando haces clic en ‘Enviar’, la magia comienza a suceder. En menos de un segundo, su proveedor de fax en línea recibe el mensaje y convierte el archivo adjunto a un formato de fax. Una vez que se convierte el archivo adjunto, se envía a su destinatario a través de una línea telefónica tradicional.

Al final de la aceptación, ocurre un proceso similar. Su servicio de fax en línea captura los mensajes de fax entrantes y los decodifica en formato digital. Luego convierte esos faxes en correos electrónicos con archivos adjuntos y los envía a la bandeja de entrada de su correo electrónico.

¿Sigo confundido? Voy a desglosar el envío de faxes en línea en unos sencillos pasos:

Envíe un fax en línea:

  1. Crea un correo electrónico
  2. Escriba sus contactos número de fax @ ‘El sitio web del proveedor de fax va aquí.com’
  3. Adjunte el documento o los documentos que desea enviar por fax a ese correo electrónico
  4. Haga clic en enviar
  5. Su servicio de fax en línea recibe el fax, lo convierte a formato binario y envía las líneas telefónicas a su destinatario.

Recibir fax en línea:

  1. El remitente envía un fax a través de las líneas telefónicas utilizando una máquina de fax tradicional.
  2. Su servicio de fax recibe el fax a través de sus servidores de máquina de fax virtual
  3. Su servicio de fax convierte el fax a formato digital y crea un archivo adjunto de correo electrónico
  4. Su servicio de fax envía ese correo electrónico a su bandeja de entrada

Cosas importantes que debe saber sobre el proceso de envío de faxes en línea

No hay señales de ocupado: Cuando las personas intentan enviarle un fax a través de un sistema de fax tradicional, reciben una señal de ocupado cuando varias personas envían ese número al mismo tiempo. Con el envío de faxes en línea, eso no sucede. Los proveedores de fax en línea reciben faxes entrantes en varios servidores, por lo que incluso si recibe un puñado de faxes a la vez, su proveedor de fax distribuirá esos faxes a varios servidores.

Numerosos formatos de archivo aceptables: Una de las partes más molestas del envío de faxes tradicional es imprimir un documento, editarlo y luego enviarlo a través de la línea de fax. Con el envío de faxes en línea, rara vez tiene que preocuparse por los formatos o tipos de archivos. Los principales proveedores de fax en línea de la actualidad aceptan docenas de tipos de archivos, incluidas extensiones comunes como Archivos PDF, DOC, DocX, JPG y muchos más. Esto elimina muchas molestias del proceso de envío de faxes.

Puede configurar un servicio de fax en línea para usted mismo en casa: Cuando se registra con un proveedor de fax en línea, puede pensar que el servicio tiene una pared de máquinas de fax esperando que sus clientes lo utilicen. Eso no es verdad. En cambio, los proveedores de fax en línea crean máquinas de fax virtuales a través de servidores en línea. ¿Suena complicado? No realmente. De hecho, todos Las computadoras con Windows tienen una función de fax incorporada. Todo lo que necesita hacer es acceder a esa función o una línea telefónica conectada a su computadora. Simplemente conecte una línea telefónica a la torre de su PC o computadora portátil o compre un adaptador. Ejecute el asistente de configuración de fax y tendrá muchas posibilidades de ir.

A veces, enviar faxes en línea suena como ciencia espacial, pero es un procedimiento relativamente simple.

Rubén García

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