Mucha gente no se da cuenta de que puede enviar un fax desde el software de Microsoft Office.

¡Es cierto! El envío de faxes se ha incorporado a programas de software como Outlook, Word, Excel y otros. Algunos programas le permiten enviar faxes directamente desde el programa en sí, como enviar un documento por fax que ya está abierto en Microsoft Word.

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En otros casos, es posible que desee registrarse en servicio de fax online y enviar un documento de Office, como seleccionar un archivo de Microsoft Word y enviarlo por fax a cualquier parte del mundo.

Cubriremos estos dos métodos hoy mientras le enseñamos cómo enviar faxes desde Microsoft Office.

Método 1) Utilice el servicio de fax en línea

Envío de fax en línea Suele ser la forma más sencilla de enviar un fax desde Microsoft Office. Casi todos los servicios de fax en línea admiten formatos de documentos comunes de Office.

Con el envío de faxes en línea, no necesita una línea telefónica o una máquina de fax conectada a su computadora. Todo lo que necesita es una conexión a Internet.

Envía su documento de Office a través de Internet a su proveedor de servicios de fax en línea. Ese proveedor de servicios convierte los datos del documento de Office a formato de fax y luego los envía a la dirección deseada.

La mayoría de los servicios de fax en línea le permiten enviar faxes directamente a través de Outlook por correo electrónico (también admiten otros servicios de correo electrónico).

Al enviar un fax a través de Outlook a su proveedor de fax por correo electrónico, el cuerpo principal de su correo electrónico es la portada. Luego, su documento adjunto se cambia a la sección principal de fax.

Con Outlook, envía un fax a dirección de correo electrónico tiene este aspecto: [email protected], donde los números son el número de fax de su destinatario y myfaxprovider.com es el servicio de fax en línea con el que ha elegido trabajar.

Técnicamente, solo está enviando un correo electrónico. Pero en realidad está enviando un fax.

Casi todos los proveedores de fax en línea admiten Outlook.

Sin embargo, los documentos de Microsoft Office son menos compatibles. Algunos servicios de fax en línea le permiten integrarse con programas de Office como Word y Excel.

Un popular servicio de fax en línea MyFax, por ejemplo, le permite enviar por fax documentos de Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint.

MetroFax, otro popular servicio de fax en línea, es en realidad un complemento de Microsoft Office. Puede instalar este software complementario por fax directamente desde la oficina a través de su cuenta de MetroFax.

Si tu servicio de fax por computadora le permite enviar faxes directamente desde los programas de Office, por lo general, es tan fácil como abrir Word o Excel y hacer clic en Enviar … y enviar un correo electrónico directamente desde el archivo.

El envío de faxes en línea ofrece una amplia gama de otros beneficios para empresas y particulares: puede tener su propio número de fax, por ejemplo, acceder a faxes en sus teléfonos o tabletas, y reducir significativamente el desperdicio de papel y los gastos generales para su negocio.

Método 2) Conecte una máquina de fax a su computadora

La función de fax incorporada de Microsoft requiere que conecte una máquina de fax a su computadora.

Algunos modelos de máquinas de fax pueden enviar faxes directamente desde Microsoft Office.

En este modo, su máquina de fax debe estar conectada a una línea telefónica fija. Luego, debe conectar su máquina de fax a su computadora. Algunas máquinas de fax le permiten conectarse a través de USB o Bluetooth, mientras que otras requieren una conexión de línea telefónica. Es posible que pueda conectarse a un servidor de fax conectado a su red.

Después de asegurarse de que todo esté conectado, debería poder abrir el software o el controlador de su máquina de fax. Windows debería instalar estos controladores de fax automáticamente después de conectar su máquina de fax a su computadora.

En algunos casos, sin embargo, deberá descargar manualmente dicho software desde el sitio web oficial del fabricante de la máquina de fax.

El software de la máquina de fax varía de un fabricante a otro, pero todos funcionan básicamente de la misma forma. Usted abre el software, adjunta los documentos de Office que desea enviar, ingresa la información de su destinatario y luego deja que su máquina envíe un fax enviar el fax.

Método 3) Software de fax por computadora

El software de fax se puede encontrar en todos los principales sistemas operativos de computadoras, excepto Apple OS Mac. Por cualquier motivo, no se admite el envío de faxes directamente desde Mac OS (deberá utilizar un servicio de fax en línea o similar).

Esto es lo que necesita para enviar un fax a su computadora:

  • Windows XP, Vista, 7, 8, o Linux (Mac OS no es compatible con el envío de faxes)
  • Modelo de fax (interno o externo)
  • Línea telefónica fija (Las líneas VoIP no funcionarán)
  • Software de fax (preinstalado en Windows)

Windows ya tiene instalado un software de fax integrado. Estos software se denominan Fax y Escáner de Windows. Abra la barra de búsqueda y escriba «fax» y debería ser lo primero que aparezca.

Con este método, todo lo que tiene que hacer es abrir Windows Fax and Scan, que es el software de fax integrado en Windows. Abra ese software, haga clic en «Nuevo fax», luego adjunte su documento de Microsoft Office por fax. Es fácil.

El software también viene con un asistente de configuración de fax. Puede usar ese asistente para conectarse a un módem de fax (como una máquina de fax conectada a su computadora) o conectarse a un servidor de fax en red (en cuyo caso necesita saber el nombre del servidor, como mycompanyfax

Microsoft Outlook tiene una interfaz casi idéntica a Windows Fax and Scan. Si sabe cómo enviar y recibir correos electrónicos a través de Outlook, Fax and Scan será fácil de usar.

Si por alguna razón no le gusta Windows Fax and Scan, puede encontrar otro software de fax de terceros en Internet, incluidas opciones gratuitas como «Máquina de fax«, Disponible para descarga aquí.

Windows Fax and Scan no sincroniza automáticamente sus contactos de Outlook con el programa. Sin embargo, puede importarlos a la herramienta.

Método 4) Envío de faxes a través del menú de impresión de Office

Todo el software de Office tiene una función «Imprimir». Esa función de impresión también tiene una opción de fax. Imprimir desde Word o Excel y seleccionar Fax en el menú desplegable es igual de fácil.

Aquí hay una guía paso a paso:

Paso 1) En su programa de Office, seleccione Archivo> Imprimir (o simplemente presione Ctrl + P)

Paso 2) Haga clic en el menú desplegable debajo de Imprimir. De forma predeterminada, este menú debería tener una impresora seleccionada. Cámbielo a una máquina de fax (es posible que deba conectar su máquina de fax)

Paso 3) Haga clic en Imprimir

¡Eso es todo! Su documento o documentos se enviarán automáticamente por fax a través de la máquina de fax conectada, momento en el que puede elegir a su destinatario y elegir a dónde van esos faxes.

Método 5) Impresión de documentos de oficina

¿Confundido por todos los pasos enumerados anteriormente? ¿Quiere enviar un fax rápido y sencillo de su documento de Office? ¡Está bien!

Envíe por fax a la oficina a la antigua, imprimiendo y enviando sus documentos de oficina a través de la máquina de fax incluida.

Para muchas personas, este último método es la forma más sencilla de hacerlo.

Cómo conectar una máquina de fax a su computadora

Muchas de las instrucciones anteriores requieren que primero conecte una máquina de fax a su computadora. Microsoft ha publicado un buen tutorial sobre cómo hacer eso. aquí.

Primero, debe equipar su computadora con un módem de fax. Un módem de fax es una pieza de hardware relativamente económica que permite que su computadora se comunique con una máquina de fax a través de una línea telefónica estándar. Hay disponibles módems de fax internos y externos.

Los módems de fax internos se instalan dentro de su computadora, como si se conectaran directamente a la placa base de su computadora.

Los módems de fax externos generalmente se conectan a través de un puerto USB.

En algunos casos, es posible que no necesite un módem de fax: su lugar de trabajo puede tener un servidor de fax, que es una computadora dedicada equipada con varios módems de fax. Si este es el caso de su lugar de trabajo, entonces todo lo que tiene que hacer es conectarse al servidor de fax y comenzar a enviar faxes inmediatamente.

Después de conectarse a su módem o servidor de fax, conecte ese módem de fax a una línea telefónica estándar, luego proceda a completar cualquiera de los pasos enumerados anteriormente, como abrir Windows Fax and Scan o enviar faxes directamente a través de la función de impresión de Microsoft Office.

Estas son las mejores formas de enviar faxes desde Microsoft Office.

Rubén García

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