Cómo enviar y recibir faxes desde Microsoft Office

Muchas personas no se percata de que puede mandar un fax desde el programa de Microsoft Office.

¡Es verdad! El envío de faxes se incorporó a programas de programa como Outlook, Word, Excel y otros. Ciertos programas le dejan mandar faxes de forma directa desde el software en sí, como mandar un archivo por fax que está abierto en Microsoft Word.

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En otras ocasiones, posiblemente quiera crear una cuenta en servicio de fax en línea y mandar un archivo de Office, como escoger un fichero de Microsoft Word y mandarlo por fax a cualquier lugar de este mundo.

Cubriremos estos 2 métodos el día de hoy mientras que le enseñamos de qué forma mandar faxes desde Microsoft Office.

Procedimiento 1) Utilice el servicio de fax on-line

Envío de fax on-line Tiende a ser la manera mucho más simple de mandar un fax desde Microsoft Office. Prácticamente todos los servicios de fax online aceptan formatos de documentos recurrentes de Office.

Con el envío de faxes online, no requiere una línea telefónica o una máquina de fax conectada a su PC. Todo cuanto precisa es una conexión a Internet.

Manda su archivo de Office por medio de Internet a su distribuidor de servicios de fax on-line. Ese distribuidor de servicios transforma los datos del archivo de Office a formato de fax y después los manda a la dirección deseada.

La mayor parte de los servicios de fax on line le dejan mandar faxes de forma directa por medio de Outlook por e-mail (asimismo aceptan otros servicios de mail).

Al mandar un fax por medio de Outlook a su distribuidor de fax por correo, el cuerpo primordial de su correo es la portada. Entonces, su archivo adjunto se cambia a la sección primordial de fax.

Con Outlook, manda un fax a dirección de e-mail tiene este aspecto: 1234567891@myfaxprovider.com, donde los números son el número de fax de su receptor y myfaxprovider.com es el servicio de fax online con el que eligió trabajar.

Técnicamente, solo está mandando un mail. Pero de todos modos está mandando un fax.

Prácticamente todos los distribuidores de fax online aceptan Outlook.

No obstante, los documentos de Microsoft Office son menos compatibles. Ciertos servicios de fax on line le dejan complementarse con programas de Office como Word y Excel.

Un habitual servicio de fax online MyFax, por servirnos de un ejemplo, le deja mandar por fax documentos de Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint.

MetroFax, otro habitual servicio de fax on line, es de todos modos un complemento de Microsoft Office. Puede disponer este programa complementario por fax de forma directa desde la oficina mediante su cuenta de MetroFax.

Si tu servicio de fax por PC le deja mandar faxes de manera directa desde los programas de Office, en la mayoría de los casos, es tan simple como abrir Word o Excel y clickear en Mandar … y mandar un correo de forma directa desde el fichero.

El envío de faxes on line da una extensa selección de otros provecho para compañías y particulares: tiene la posibilidad de tener su número de fax, por servirnos de un ejemplo, entrar a faxes en sus teléfonos o tabletas, y achicar relevantemente el desperdicio de papel y los costos en general para su negocio.

Procedimiento 2) Enlace una máquina de fax a su PC

La función de fax incorporada de Microsoft necesita que enlace una máquina de fax a su PC.

Ciertos modelos de máquinas de fax tienen la posibilidad de mandar faxes de manera directa desde Microsoft Office.

En este modo, su máquina de fax ha de estar conectada a una línea telefónica fija. Entonces, debe conectar su máquina de fax a su PC. Ciertas máquinas de fax le dejan conectarse por medio de USB o Bluetooth, al tiempo que otras necesitan una conexión de línea telefónica. Posiblemente logre conectarse a un servidor de fax conectado a su red.

Tras cerciorarse de que todo esté conectado, debería poder abrir el programa o el controlador de su máquina de fax. Windows debería disponer estos controladores de fax de forma automática tras conectar su máquina de fax a su PC.

En ciertos casos, no obstante, va a deber bajar de forma manual dicho programa desde el sitio oficial del desarrollador de la máquina de fax.

El programa de la máquina de fax cambia de un desarrollador a otro, pero todos marchan esencialmente de esta manera. Usted abre el programa, anexa los documentos de Office que quiere mandar, ingresa la información de su receptor y después deja que su máquina mande un fax mandar el fax.

Procedimiento 3) Programa de fax por PC

El programa de fax se puede conseguir en todos y cada uno de los primordiales S.O. de PCs, salvo Apple OS Mac. Por cualquier fundamento, no se acepta el envío de faxes de manera directa desde Mac OS (va a deber emplear un servicio de fax on-line o afín).

O sea lo que precisa para mandar un fax a su PC:

• Windows XP, Vista, 7, 8, o Linux (Mac OS no funciona con el envío de faxes)
• Modelo de fax (de adentro o de afuera)
• Línea telefónica fija (Las líneas VoIP no van a funcionar)
• Programa de fax (preinstalado en Windows)

Windows ahora tiene instalado un programa de fax que viene dentro. Estos programa se nombran Fax y Escáner de Windows. Abra la barra de búsqueda y escriba «fax» y habría de ser la primera cosa que se muestre.

Con este procedimiento, todo cuanto debe llevar a cabo es abrir Windows Fax and Scan, que es el programa de fax que viene dentro en Windows. Abra ese programa, realice click en «Nuevo fax», entonces adjunte su archivo de Microsoft Office por fax. Es simple.

El programa asimismo viene con un asistente de configuración de fax. Puede utilizar ese asistente para conectarse a un módem de fax (como una máquina de fax conectada a su PC) o conectarse a un servidor de fax en red (en tal caso precisa entender el nombre del servidor, como mycompanyfax

Microsoft Outlook tiene una plataforma de trabajo prácticamente idéntica a Windows Fax and Scan. Si sabe de qué forma mandar y recibir correos mediante Outlook, Fax and Scan va a ser simple de emplear.

Si por alguna razón no le agrada Windows Fax and Scan, puede localizar otro programa de fax de otros en Internet, dentro opciones gratis como «Máquina de fax«, Libre para descarga aquí.

Windows Fax and Scan no sincroniza de forma automática sus contactos de Outlook con el software. No obstante, puede importarlos a la herramienta.

Procedimiento 4) Envío de faxes a través del menú de impresión de Office

Todo el programa de Office tiene una función «Imprimir». Esa función de impresión asimismo tiene una alternativa de fax. Imprimir desde Word o Excel y elegir Fax en el menú desplegable es igualmente simple.

Aquí hay una guía punto por punto:

Paso 1) En su programa de Office, elija Fichero> Imprimir (o sencillamente presione Ctrl + P)

Paso 2) Lleve a cabo click en el menú desplegable bajo Imprimir. De manera ya establecida, este menú debería tener una impresora elegida. Cámbielo a una máquina de fax (posiblemente deba conectar su máquina de fax)

Paso 3) Realice click en Imprimir

¡Eso es todo! Su archivo o documentos se mandarán de forma automática por fax por medio de la máquina de fax conectada, instante en el que puede escoger a su receptor y seleccionar a dónde van esos faxes.

Procedimiento 5) Impresión de documentos de oficina

¿Confundido por todos y cada uno de los pasos enumerados previamente? ¿Desea mandar un fax veloz y simple de su archivo de Office? ¡Está bien!

Mande por fax a la oficina a la vieja, imprimiendo y mandando sus documentos de oficina mediante la máquina de fax incluida.

Para bastante gente, este último procedimiento es la manera mucho más fácil de llevarlo a cabo.

De qué forma conectar una máquina de fax a su PC

Muchas de las normas precedentes necesitan que primero enlace una máquina de fax a su PC. Microsoft ha anunciado un óptimo tutorial sobre de qué forma realizar eso. aquí.

Primero, debe equipar su PC con un módem de fax. Un módem de fax es una parte de hardware parcialmente económica que deja que su PC se indique con una máquina de fax por medio de una línea telefónica estándar. Hay libres módems de fax internos y externos.

Los módems de fax internos se instalan en su PC, tal y como si se conectaran de forma directa a la placa base de su PC.

Los módems de fax externos en general se conectan mediante un puerto USB.

En ciertos casos, posiblemente no necesite un módem de fax: su sitio de trabajo tiene la posibilidad de tener un servidor de fax, que es una PC dedicada pertrechada con múltiples módems de fax. Si este es la situacion de su rincón de trabajo, entonces todo cuanto debe llevar a cabo es conectarse al servidor de fax y empezar a mandar faxes rápidamente.

Tras conectarse a su módem o servidor de fax, enlace ese módem de fax a una línea telefónica estándar, entonces proceda a llenar alguno de los pasos enumerados previamente, como abrir Windows Fax and Scan o mandar faxes de manera directa por medio de la función de impresión de Microsoft Office.

Estas son las mejores maneras de mandar faxes desde Microsoft Office.