S.finalizar una factura es una de las cosas más importantes que puede hacer con ella QuickBooks. Si es propietario de una pequeña o mediana empresa que utiliza QuickBooks por primera vez, este tutorial le enseñará cómo enviar una factura de QuickBooks de aspecto profesional de forma rápida y sencilla.

Envíe una factura con QuickBooks Online

QuickBooks Online es una versión de Intuit basada en la nube de ellos software de nómina. Basado en una suscripción mensual, es la versión más popular del software disponible en la actualidad.

Afortunadamente, Intuit ha dedicado mucho tiempo a facilitar el envío de facturas a través de QuickBooks Online.

Antes de enviar la factura real, querrá asegurarse de que su tasa de impuestos local esté configurada correctamente. Vaya a su cuenta de QuickBooks en línea y establezca la tasa de impuestos para su región o ciudad. Más tarde, al completar su factura, verá una opción de impuestos que se agregará automáticamente a sus facturas. Luego puede marcar esa casilla para gravar o etiquetar el artículo como exento de impuestos.

Nota del editor: ¿Busca información sobre servicios de nómina? Utilice el cuestionario a continuación y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita:


Paso 1) Inicie sesión en QuickBooks Online y haga clic en el signo «+» en la parte superior central de tus páginas de inicio.

Paso 2) Habrá una ventana emergente con una variedad de opciones diferentes. Debajo del encabezado Cliente, haga clic en Factura. QuickBooks generará un número de factura para usted inmediatamente. Pero si desea crear su propio número de factura, puede hacer clic en la pestaña «Más» en la parte inferior de la página y seleccionar el número que desee.

Paso 3) Escriba un nombre de cliente en la factura. Si su cliente ya está en su base de datos, puede hacer clic en la flecha hacia arriba / abajo junto a Seleccionar cliente. Esto revisará su lista de clientes, comenzando con los destinatarios de facturas recientes. Si nunca ha facturado a este cliente, entonces querrá hacer clic en el botón Agregar nuevo.

Paso 4) Agregue el nombre del cliente y otros detalles, como su dirección, nombre comercial y dirección de facturación / envío. Toda esa información del cliente se guardará. La próxima vez que envíe una factura a ese cliente, todo lo que tiene que hacer es ingresar su nombre y se revelará el resto de la información.

Paso 5) Personalice los términos de su factura. Los términos específicos de la factura incluyen si vence al recibirla o vence en 15, 30 o 60 días (neto 15, neto 30 o neto 60). Puede seleccionar la fecha de la factura (normalmente la fecha de hoy) y la fecha de vencimiento del pago.

Paso 6) Enumere el producto o servicio que se vende, incluyendo cantidad, tasa y número / cantidad. En este punto, puede agregar los descuentos aplicables. Haga clic en «descuento» en el menú desplegable de productos / servicios y coloque un «-» delante del descuento total en la suma. Este descuento se aplicará automáticamente en su totalidad. Los impuestos se agregarán automáticamente en este punto de la factura, aunque puede desmarcarla si no desea agregar impuestos.

Paso 7) Agregue más líneas de pago si es necesario. Si ha vendido varios productos o servicios al cliente, simplemente haga clic en el botón Agregar línea para agregar una nueva línea de productos y servicios.

Paso 8) Envíe un mensaje con su factura si lo desea. Hay dos cuadros de mensaje en la parte inferior de la factura de QuickBooks. El primer cuadro es el mensaje que se muestra en la factura (ahí es donde pones un número de orden de compra personalizado, por ejemplo). El segundo cuadro es cualquier nota que desee enviar a su cliente con la factura. Y el tercer cuadro es para cualquier archivo adjunto que desee adjuntar a la factura.

Paso 9) Sin embargo, personalice su factura. QuickBooks Online facilita la personalización de su factura de acuerdo con sus preferencias únicas. Puede editar su plantilla, fuente o color, por ejemplo, simplemente haciendo clic en la opción Personalizar en la parte inferior de la pantalla de la factura. Experimente con estas configuraciones personalizadas hasta que encuentre un tipo de factura que se adapte a la estética de su negocio.

Paso 10) Imprima o obtenga una vista previa de su factura. Puede imprimir o imprimir su propia copia de la factura para enviarla a su cliente. También puede obtener una vista previa de la factura para echar un vistazo al producto terminado.

Paso 11) Guarde y envíe. Una vez que haya obtenido una vista previa de su factura y verificado toda la información, estará lista para enviarse. Haga clic en el botón Guardar y enviar en la esquina inferior derecha de su factura. ¡Listo!

Envíe una factura con QuickBooks Desktop

La versión de escritorio de QuickBooks es muy popular hasta el día de hoy. Envía una factura a la versión de escritorio pequeño algo un poco diferente. A continuación encontrará un paseo que puede seguir. Para realizar este tutorial, usamos la factura de escritorio predeterminada QuickBooks: Intuit Product Invoice.

Antes de crear esta factura, los artículos vendidos por su empresa ya deberían haber sido creados (aunque puede agregarlos fácilmente a medida que avanza). Aquí está la guía paso a paso:

Paso 1) Complete los encabezados de su factura. Seleccione el cliente al que está enviando la factura haciendo clic en la flecha junto al campo Cliente: Correo. Alternativamente, simplemente escriba el nombre de ese cliente en el campo.

Paso 2) Escriba la fecha de hoy en el campo Fecha (o fecha de la transacción).

Paso 3) Escriba la dirección del cliente, o la dirección a la que se enviará la factura. Es posible que esta categoría ya esté completa si la información de la dirección estaba vinculada a la información de la cuenta del cliente.

Paso 4) Ingrese la dirección de envío en el campo Enviar a (pero si va a enviar los artículos). Nuevamente, es posible que este campo ya se haya completado previamente si la información de envío se adjuntó al cliente. También puede seleccionar entre varias direcciones Enviar a haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al campo Enviar a.

Paso 5) Ingrese el número de orden de compra en el campo Número de orden de compra si recibió un número de orden de compra de su cliente.

Paso 6) Elija los términos que se liquidan cuando su empresa espera el pago (como debido a la llegada, Neto 15, Neto 30 o Neto 60).

Paso 7) Ingrese la fecha en que se enviaron los artículos en el campo Enviar, si corresponde.

Paso 8) Utilice el campo Vía para seleccionar el método en el que se enviaron los productos.o escriba el operador específico.

Paso 9) El campo es FOB (Free On Board) se utiliza para identificar los términos de propiedad del producto que se vende: la propiedad se otorga desde el punto de envío o destino. Punto de envío FOB significa que el comprador asume la propiedad desde el punto de envío, haciéndolo responsable de cualquier pérdida o daño en ruta, así como de los gastos de envío. FOB Destino significa que las transferencias de propiedad solo ocurren cuando el comprador recibe la mercancía en el destino, dejando al remitente responsable de los daños y costos de envío.

Paso 10) Cree sus líneas de pedido, que son los productos que se venden al cliente en esta factura.

Paso 11) Use la columna Cantidad para ingresar el número de artículos que vendió a su cliente.

Paso 12) Usando la columna Código de artículo, seleccione el nombre del artículo que vendió. Si necesita crear un elemento nuevo, puede hacerlo haciendo clic en Agregar nuevo. En este punto, puede escribir una descripción del producto (para artículos nuevos) o hacer que aparezca una descripción automáticamente.

Paso 13) Asegúrese de que todas las áreas tengan el precio correcto para cada artículo.

Paso 14) QuickBooks mostrará automáticamente el campo «Tamaño», que compone todos los elementos enumerados en la factura hasta el momento. Verifique para asegurarse de que esa cantidad también sea correcta.

Paso 15) Decida si desea o no agregar impuestos con el artículo o no (ya debería haber establecido códigos de impuestos para su región / ciudad específica).

Paso 16) Haga clic en Guardar y cerrar para guardar la factura y prepararla para la entrega.

Qué hacer después de enviar su factura de QuickBooks

Después de hacer clic en el botón Guardar y enviar, su cliente recibirá la factura de QuickBooks en su correo electrónico.

Si ha organizado pagos en línea con QuickBooks, se le indicará al cliente una forma de pagarlos en línea. Todo lo que tienen que hacer es hacer clic en la factura e ingresar sus detalles de pago. Una vez que lo haya hecho, recibirá una notificación solicitándole que confirme la recepción del pago. Después de confirmar el recibo, recibirá el dinero en su cuenta.

Después de recibir el pago, puede enviar un recibo de venta a su cliente haciendo clic en un botón en la sección de clientes. Esto enviará automáticamente el recibo a su bandeja de entrada.

Si no ha organizado un pago en línea con QuickBooks, su cliente pagará con otro método (como enviarle un cheque o utilizar un servicio de pago de terceros). En este caso, puede actualizar su cuenta cada vez que reciba un pago. Una vez que haya actualizado la cuenta, puede enviar el mismo recibo de compra.

La versión de escritorio de QuickBooks tiene opciones de facturación automatizada, así como los planes Essentials y Plus. Si tiene requisitos de facturas recurrentes (como un cliente que pide lo mismo todos los meses), puede configurar una factura recurrente para ahorrarse mucho tiempo y miedo.

Nota del editor: ¿Busca información sobre servicios de nómina? Utilice el cuestionario a continuación y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita:

Rubén García

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