¿Utiliza Gmail y otros servicios de Google? Si es así, es posible que se haya sorprendido cómo enviar un fax algo del paquete de programas de software de Google.

Ya sea que envíe un fax desde Google Drive, Google Docs, Gmail o cualquier otro servicio de Google, estamos aquí para averiguar todo lo que necesita saber sobre el envío de faxes desde Google.

Dos métodos principales de envío de faxes

Hay dos formas principales de enviar faxes desde los servicios de Google, que incluyen:

  • Envíe por fax directamente dentro de los programas de Google
  • Envíe formatos de archivo de Google a través de otras formas de envío de faxes

Hoy te vamos a enseñar a hacer ambas cosas.

Envío de faxes en línea y de Google

Envío de fax en línea la mejor manera de enviar un fax desde Google rápidamente sin perder tiempo. Todo lo que necesita es una conexión a Internet para enviar faxes en línea. No necesita una línea telefónica activa. No necesita una máquina de fax. Y no necesitas ninguna módem interno o externo.

Si tiene una conexión a Internet y está utilizando un dispositivo que puede enviar correo electrónico, el envío de faxes en línea es su mejor opción.

El envío de faxes en línea implica el uso de una máquina de fax virtual (proporcionada por la compañía de fax en línea) para enviar y recibir faxes a través de cualquier dispositivo conectado a Internet.

Básicamente, envía por correo electrónico un documento adjunto a su empresa de fax electrónico, y luego los servidores de fax en línea de la empresa adjuntan mágicamente el archivo adjunto a ese correo electrónico. Luego, esos datos se envían a través de las líneas telefónicas a la máquina de fax de su destinatario. Así de simple, nunca enviaste un fax sin contactarte con una máquina de fax.

La mayoría de los servicios de fax en línea pueden enviar faxes a través de Gmail

Gmail es una de las plataformas de correo electrónico más populares del mundo. No es de extrañar que la mayoría se entere Los servicios de fax en línea pueden enviar faxes por correo electrónico..

Los servicios de fax en línea generalmente no lo restringen en función de su plataforma de correo electrónico: siempre que pueda enviar correo electrónico desde esa cuenta, podrá fax virtual.

Para enviar faxes en línea en Gmail, siga estos pasos:

Paso 1) Regístrese en una empresa de fax en línea

Paso 2) Redactar un nuevo correo electrónico en Gmail

Paso 3) Adjunte el (los) documento (s) a ese correo electrónico que desea enviar por fax. La mayoría de los servicios de fax en línea aceptan formatos de archivo comunes como PDF, DOCy DOCX. Si su documento de fax está fuera de estos formatos de archivo principales, debe buscar rápidamente los formatos de archivo compatibles para su servicio de fax en línea elegido. De lo contrario, es posible que el fax no funcione.

Paso 4) Escribe un mensaje en el cuerpo del correo electrónico. Ese mensaje se enviará por fax como carta de presentación (portada de su fax).

Paso 5) Ingrese el número de fax de su destinatario en el siguiente formato: [Number]@[YourFaxProvider’s Website].com. Si estaba enviando un fax a través de RingCentral, por ejemplo, podría ingresar la información de su destinatario como [email protected], asumiendo que su destinatario es número de fax es 765-4321.

Paso 6) Haga clic en enviar

¡Eso es todo! Es tan fácil como enviar un fax en línea a través de Gmail.

Alternativamente, muchos de los principales servicios de fax en línea se sincronizan directamente con Google Drive. Puede usar servicios como HelloFax en HelloFax.com/GoogleDrive, donde inicia sesión en Google directamente en la página principal y luego accede a sus documentos de Google Drive a través de esa plataforma.

Enviar sus documentos por fax con este método solo requiere unos pocos clics.

Conecte una máquina de fax a su computadora

Conectar una máquina de fax a su computadora es una manera fácil de enviar faxes desde Google, pero necesitará una máquina de fax y una línea telefónica activa para hacerlo.

Si tiene ambos, entonces es muy fácil enviar un fax desde Google conectando una máquina de fax a su computadora, conectando esa máquina de fax a una línea fija, y luego el software integrado del controlador de impresión o el fax de uso de la máquina. enviar y recibir faxes.

Por lo general, puede conectar una máquina de fax a su computadora mediante Bluetooth, una conexión inalámbrica o una conexión por cable, como un cable USB.

La forma específica de enviar faxes varía entre los fabricantes de máquinas de fax. Sin embargo, casi siempre puede utilizar este método para enviar faxes desde sus servicios de Google de la siguiente manera:

Paso 1) Descargue su documento de Google Drive (idealmente en un formato como PDF, DOC o DOCX)

Paso 2) Abra ese documento y vaya a Archivo> Imprimir (o presione Ctrl + P)

Paso 3) En la ventana de impresión, seleccione su máquina de fax en la lista desplegable de dispositivos conectados

Paso 4) Ingrese su información de fax, luego envíe su fax

En algunos casos, puede utilizar el software de fax nativo de su máquina de fax. Su máquina de fax puede incluir un software patentado que le permite enviar documentos de Google por fax con mayor facilidad. Alternativamente, la máquina de fax podría instalar automáticamente los controladores que necesita cuando se conecta a la computadora.

Software de fax en su computadora

Las PC con Windows tienen un software de fax integrado que le permite cambiar fácilmente su PC a una plataforma de fax.

Si está utilizando una versión de Windows que no sea XP, puede escribir «Fax» en la barra de búsqueda de Windows para abrir la utilidad de fax y escaneo de Windows.

Este programa le permite enviar y recibir faxes de forma similar a la interfaz de usuario de Microsoft Outlook.

Si está utilizando Windows XP, el software de fax también está disponible: se llama Consola de fax en lugar de Fax y escáner de Windows. también necesita instalarlo especialmente desde su disco de Windows XP.

Mientras tanto, hay otro software de fax disponible para los sistemas operativos Linux y Mac. Esto es lo que necesita para enviar un fax desde su computadora sin usar una máquina de fax:

  • Windows XP, Vista, 7, o 8 o Linux (fax no disponible para sistemas operativos Apple)
  • Módems de fax (internos o externos) conectados a su computadora
  • Línea telefónica activa
  • Software de fax (como el fax y el escáner de Windows integrados disponibles en todos los principales sistemas operativos de Windows)

Si tiene estas cuatro cosas, no necesita una máquina de fax para enviar un fax real. Básicamente, este método consiste en utilizar Windows como plataforma de fax y evitar la necesidad de una máquina de fax.

El software utilizado para enviar faxes desde la computadora es básicamente el mismo. Todos parecen plataformas de correo electrónico que ha usado antes, como Outlook.

Una vez que haya configurado su computadora para usarla como máquina de fax, puede enviar faxes desde menús más tradicionales: similar al menú de impresión en los programas de Microsoft Office.

Con las plataformas de Google, simplemente descargue el archivo de Google que desea enviar por fax y asegúrese de que sea un formato popular. Abra ese archivo en Windows, luego presione Ctrl + P o Archivo> Imprimir para enviar ese archivo por fax a través de su máquina de fax integrada.

Cómo descargar el formato de archivo que se puede enviar por fax de Google

Obtener un archivo de fax de Google en primer lugar es un pequeño desafío. A continuación, se muestran algunas formas de descargar datos de los servicios de Google en formatos de fax:

  • Si desea enviar por fax un archivo adjunto de correo electrónico desde Gmail, simplemente haga clic en el botón «Descargar» o en el botón «Guardar en Drive» para guardarlo en el formato de archivo adjunto.
  • Consulte una lista de formatos de archivo aceptables para su proveedor de servicios de fax en línea. Algunos proveedores solo aceptan unos pocos formatos de archivo, mientras que otros aceptan cientos literalmente.
  • Comprenda que Google Drive es en realidad uno de los mejores servicios para formatos de archivo de fax. Los formatos más comunes en Google Drive son JPEG, XLS, XLSX, DOC, DOCX, PPT, PPTX, PDF, PSD, JPEG, PNG, TXT y otros formatos que a menudo se envían por fax. Esto reduce sus posibilidades de convertir archivos y sufrir pérdidas o problemas de calidad. En su lugar, puede descargarlo directamente desde Google Drive.

En última instancia, el envío de faxes en línea es la forma más fácil de enviar un fax desde los servicios de Google por dos razones:

  • Todo lo que necesita es una conexión a Internet para enviar faxes en línea (no se requiere máquina de fax ni módem)
  • Muchos proveedores de servicios de fax en línea se conectan directamente a Google Drive, lo que significa que puede enviar un fax desde Google Drive sin muchos pasos.
Rubén García

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