Los PDF son el formato de archivo de documentos más popular del mundo en la actualidad. Es comprensible que sean uno de los documentos virtuales por fax más populares.

Pero, ¿cómo se envía un PDF por fax? ¿Cuál es el mejor método para enviar un PDF por fax?

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Hay cuatro formas principales de enviar un PDF por fax, que incluyen:

Siga leyendo para descubrir cómo enviar fácilmente un PDF con todos los métodos anteriores.

Uso de un servicio de fax en línea

Todo servicios de fax en línea hoy en día admite el envío de faxes en PDF. Si el servicio de fax No lo hizo Admite el formato de archivo PDF, no sería muy exitoso ni popular.

Los archivos PDF son el único tipo de documento del que nunca tendrá que preocuparse por enviar faxes en línea. Con archivos PDF, puede adjuntarlos a su fax virtual y relájese sabiendo que su proveedor convertirá el archivo correctamente.

Todos los servicios de fax en línea funcionan de la misma manera para enviar un pdf por fax:

Paso 1) Se inscribe en un servicio de fax en línea y elige un plan que se adapte a sus necesidades. Algunos servicios de fax ofrecen planes y miles de faxes van y vienen todos los meses. Otros le permiten enviar por fax una pequeña cantidad de faxes, digamos 10, por mes de forma gratuita. Si solo planea enviar algunos faxes en PDF, los planes gratuitos no tienen nada que ver con eso. Como se mencionó anteriormente, no necesita dedicar mucho tiempo a comparar formatos de archivo entre proveedores si solo envía por fax archivos PDF: todos los servicios de fax en línea aceptan archivos PDF.

Paso 2) Redacte un nuevo correo electrónico en su plataforma de correo electrónico habitual. En el campo del destinatario, escriba el número de fax del destinatario y luego el sitio web de su proveedor de fax en línea, como [email protected].

Paso 3) En el cuerpo de ese correo electrónico, escriba un mensaje que aparecerá en la portada del fax. Esta portada generalmente presenta el fax y puede contener información de contacto tanto para usted como para el destinatario.

Paso 4) Adjunte su documento PDF a ese correo electrónico. Suficiente proveedores de fax por computadora le permiten adjuntar varios documentos a un solo correo electrónico para enviarlos como un solo fax.

Paso 5) Una vez que haya verificado que toda la información es correcta, presione Enviar.

Después de enviar el archivo, los servidores de su servicio de fax en línea lo procesarán. El PDF se transformará en datos que se pueden transmitir y enviar por fax a través de una línea telefónica.

El PDF llegará a la máquina de fax de su destinatario y aparecerá como un PDF normal.

Si tiene más archivos PDF adjuntos a su correo electrónico, todos se entregarán como parte del mismo fax. Algunos proveedores de fax en línea limitan la cantidad de archivos adjuntos que puede adjuntar a un solo fax, o la cantidad de páginas que puede tener la longitud de un fax. Sin embargo, este límite suele ser lo suficientemente alto, lo que no es un problema.

El envío de faxes en línea es la mejor manera de enviar por fax un PDF si no tiene una máquina de fax activa o una línea telefónica. También es una gran solución si no desea pasar por la molestia de conectar una máquina de fax a su computadora, imprimir una copia del PDF o dejar la silla de su oficina. Es rápido, económico y conveniente.

Utilice el software de fax en su computadora

Mac OS X es el único sistema operativo de computadora importante que no tiene un software de fax funcional.

PC con Windows, como Windows XP, Vista, 7, 8y 10 tienen software de fax incorporado (aunque debe instalarlo desde el disco en Windows XP). En Vista, 7, 8 y 10, puede escribir «Fax» en la barra de búsqueda de Windows y obtener la utilidad Windows Fax and Scan, que le permite convertir su PC en una máquina de fax.

Para utilizar este software, necesitará todo lo siguiente:

  • A Windows o PC con Linux
  • Documento PDF que desea enviar por fax
  • Un módem de fax en su computadora, como un módem interno o un módem externo / USB
  • Conexión telefónica fija activa

Esa línea fija activa es importante. No puede utilizar la conexión a Internet de su computadora con software de fax. Tampoco puede utilizar una línea VoIP, ya que los datos de fax se eliminarán cuando se transmitan a través de la línea.

Si tiene todos los temas anteriores, entonces está listo para seguir adelante.

Para enviar un fax utilizando un software en su computadora, básicamente proceda como si estuviera enviando un correo electrónico.

De hecho, si está utilizando un software como Windows Fax and Scan, encontrará que es casi idéntico a Outlook en muchos aspectos.

La única diferencia importante con el software de fax es que puede completar la información de las portadas y los números de fax se agregan a las páginas de su PDF a medida que el software lo cambia.

Una vez que presiona el botón «Enviar» en su software de fax, el software de fax de la computadora recopila y envía por fax la información a la máquina de fax receptora.

Conecte una máquina de fax a su computadora

Si tiene una máquina de fax en su oficina o en su hogar, este método es una manera fácil de enviar un fax desde su sistema a un destinatario.

Conectar una máquina de fax o una impresora multipropósito a su computadora le permite usar su computadora como una máquina de fax proxy. Utiliza el controlador de impresión de su computadora (o software de fax) para enviar faxes a través de una impresora conectada.

Aún necesita una línea telefónica activa (debe conectarla a la máquina de fax). Pero tu no requiere un módem de fax o cualquier otro hardware conectado a su computadora.

Esto es lo que necesita para este método:

  • Máquina de fax o impresora multipropósito (es decir, impresora capaz de imprimir, copiar, escanear y enviar faxes)
  • Documento PDF que desea enviar por fax
  • Una línea telefónica fija activa a la que puede conectar la máquina de fax

Enviando fax por correo electrónico este método requiere que conecte su máquina de fax a su computadora, generalmente a través de un cable USB o, a veces, a través de Bluetooth. Algunas máquinas de fax o impresoras multipropósito se conectarán a su red, en cuyo caso es posible que pueda conectarse a su máquina de fax utilizando la red inalámbrica de su computadora.

Una vez que su máquina de fax esté conectada, puede abrir el programa de fax y cargar el PDF para ser enviado como fax. Alternativamente, abra cualquier archivo y acceda al menú de impresión (digamos, presionando Ctrl + P en Word, por ejemplo).

Su controlador de impresión debería reconocer la máquina de fax adjunta. Si tiene los controladores de su máquina de fax instalados correctamente, la máquina de fax aparecerá en su lista desplegable de dispositivos conectados. Presione Ctrl + P desde el interior de un documento para abrir el menú de impresión, luego busque su impresora o máquina de fax en el menú desplegable.

Impresión de PDF y envío de faxes a la antigua

No tiene que ser anticuado para apreciar la mejor forma de enviar un PDF por fax: no hay nada de malo en imprimir su PDF y luego enviarlo por fax a través de su máquina de fax existente.

Con este método, puede llevar su PDF a Staples u otras tiendas comerciales con servicios de fax en el lugar. Si no tiene ganas de enviar faxes en línea y no quiere pasar por el problema de configurar su máquina de fax o el servicio de fax basado en Windows, entonces ciertamente no hay nada de malo en la forma antigua.

La mayor desventaja de hacerlo a la antigua es que puede experimentar una degradación de la calidad del PDF. Cuando imprime el PDF y luego lo copia en la máquina de fax, siempre perderá calidad en cada paso.

Si su PDF de fax es un documento muy técnico, o cualquier cosa que requiera un alto nivel de calidad, debe intentar evitar el escaneo adicional y utilizar uno de los métodos de envío de fax enumerados anteriormente.

En última instancia, los PDF son algunos de los formatos de archivo más fáciles que puede enviar por fax. Son compatibles con todos los proveedores de fax en línea y son fáciles de conectar al software de fax de su computadora. Es por eso que existen muchas formas sencillas de enviar un PDF por fax.

Rubén García
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